Alleen een vertaler die beëdigd is kan een beëdigde vertaling uitvoeren. Hiervoor dient een speciale opleiding gevolgd te worden, waarna de vertaler een eed voor de rechtbank af moet leggen. De persoon in kwestie mag hierna rechtsgeldige en officiële documenten vertalen. Hiervoor gelden zeer strikte regels. Het opleidingsniveau, vakmanschap en tevens voortdurende bijscholing zijn van essentieel belang. Omtrent officiële documenten in het buitenland is een beëdigde vertaling vereist. Een buitenlandse autoriteit dient een bevestiging van de Nederlandse Staat van de beëdigd vertaler te zien. Het is van belang bij huwelijksakten, dagvaardingen, testamenten en koopcontracten. Dit wordt ook wel legalisatie van de vertaling genoemd en kent een korte en een volledige procedure:
- Legalisatie (volledig): een uitgebreide procedure voor niet-verdragslanden.
- Apostille (verkort): een verkorte procedure voor verdragslanden, dit is goedkoper en sneller.
Het laten legaliseren van een beëdigde vertaling is in Nederland een tijdrovend proces. Echter is er met een aantal landen afspraken gemaakt, waardoor een apostille (verkorte legalisatie) van de rechtbank van de vertaler volstaat. Een groot aantal landen heeft het Apostilleverdrag ondertekend, waarmee zij aangeven dat de autoriteiten in het desbetreffende land de vertaling als waarheidsgetrouwe versie van de brontekst accepteren. De apostille wordt geplaatst door de griffier van de rechtbank.
